Povezivanje web shopa sa skladištem, ERP-om, CRM-om i računovodstvom

Zašto povezivati web shop s poslovnim softverom?

Web shop se često povezuje sa softverom fizičke trgovine, skladišta, ERP-om, CRM-om ili programom za izdavanje računa kako bi podaci bili usklađeni bez ručnog prepisivanja.

Najčešći razlog je da web shop prikazuje stvarno stanje proizvoda i aktualne cijene.

Kod ozbiljnije izrade web shopa integracija se zato planira već u početnoj fazi projekta.

Što se najčešće sinkronizira?

Najčešći podaci su:

• cijena
• stanje zalihe
• raspoloživost
• šifra proizvoda
• naziv proizvoda
• novi artikli
• status proizvoda
• narudžbe
• podaci za izdavanje računa.

Opseg ovisi o mogućnostima oba sustava i o tome postoji li API, izvoz podataka ili drugi način razmjene.

Ažurne cijene i zalihe

Ako se cijene mijenjaju u poslovnom programu, ručno ažuriranje web shopa može postati vrlo zahtjevno.

Sinkronizacija omogućuje da se promjena napravi u jednom sustavu i automatski prenese na web.

Isto vrijedi za zalihe. Kada je proizvod rasprodan, web shop ga može automatski označiti nedostupnim ili onemogućiti kupnju.

Jednosmjerna i dvosmjerna sinkronizacija

Jednosmjerna sinkronizacija prenosi podatke iz jednog sustava prema drugome.

Primjer je prijenos cijena i zaliha iz ERP-a prema web shopu.

Dvosmjerna sinkronizacija može dodatno vraćati narudžbe, kupce, račune ili druge podatke iz web shopa u poslovni sustav.

Dvosmjerna integracija pruža više automatizacije, ali je tehnički složenija.

Kada povezivanje ima smisla?

Integracija je posebno korisna kada:

• imate mnogo artikala
• cijene se često mijenjaju
• zalihe se brzo mijenjaju
• imate više poslovnica
• web shop i fizička trgovina dijele isto skladište
• želite automatski prenositi narudžbe
• želite smanjiti ručni rad.

Kod malog kataloga s rijetkim promjenama ručno održavanje ponekad može biti jednostavnije i jeftinije.

Koliko košta integracija?

Cijena ovisi o oba sustava.

Potrebno je provjeriti:

• postoji li dokumentiran API
• naplaćuje li dobavljač dodatni modul
• koliko podataka se sinkronizira
• u kojem smjeru ide sinkronizacija
• koliko često se podaci osvježavaju
• treba li razvijati poseban middleware.

Zbog toga se integracija ne može pouzdano procijeniti samo prema nazivu ERP-a ili web shopa.

ERP, CRM i skladišni program nisu isto

ERP je širi poslovni sustav koji može uključivati prodaju, financije, nabavu, skladište i druge procese.

CRM je prvenstveno usmjeren na kupce, prodajne prilike i komunikaciju.

Skladišni program prati robu, ulaze, izlaze i stanje zalihe.

Računovodstveni program obrađuje račune, knjiženja i druge financijske podatke.

Jedan sustav može kombinirati više tih funkcija.

Programi s kojima se integracije mogu raditi

Na hrvatskom tržištu postoji velik broj poslovnih sustava, uključujući:

• ESKULAP 2000
• Synesis
• Pantheon
• Minimax
• e-Računi
• razne skladišne i POS sustave
• prilagođena ERP rješenja.

Kod svake integracije treba zasebno provjeriti tehničke mogućnosti dobavljača.

Za ljekarne smo detaljnije opisali specifičan slučaj u članku o web shopu za ljekarne.

Integracija mora imati jasan izvor istine

Prije razvoja treba definirati koji sustav je glavni za određeni podatak.

Primjer:

• ERP je glavni za cijenu
• skladište je glavno za zalihu
• web shop je glavni za sadržaj proizvoda
• računovodstveni sustav prima narudžbe.

Bez toga lako nastaju konflikti i pogreške.

Dobra integracija smanjuje ručni rad

Cilj povezivanja nije samo tehnički spojiti dva sustava, nego pojednostaviti poslovni proces.

Dobro izvedena integracija smanjuje dupli unos podataka, ubrzava obradu narudžbi i smanjuje mogućnost pogreške.